Wohnungsübergabeprotokoll erstellen: Vorlage für Einzug & Auszug ausfüllen (PDF & Word)

Kurz zusammengefasst: Ein Übergabeprotokoll kann bei Streit um Kaution, Mängel oder Schönheitsreparaturen ein wichtiges Beweismittel sein — und es wirkt in beide Richtungen. Ein gutes Protokoll dokumentiert Raum für Raum den Zustand, Zählerstände mit Zählernummer, übergebene Schlüssel und den Renovierungszustand. Dazu Fotos, Unterschriften beider Seiten und je eine Ausfertigung pro Partei. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren grundsätzlich sechs Monate nach Rückgabe.^[1] Der tatsächliche Beweiswert hängt von Inhalt, Umständen und weiteren Beweismitteln ab.

Wir haben Übergaben erlebt, die in fünf Minuten erledigt waren — und eine, bei der zwei Jahre später vor Gericht darüber gestritten wurde, ob ein Parkettschaden beim Einzug schon da war. Der Unterschied zwischen beiden Fällen war nicht der Mieter. Es war das Protokoll.

Vordruck zum Ausdrucken

Sie füllen lieber am Übergabetag von Hand aus? Der Vordruck ist das Blatt für die Tasche: ein Formular für Einzug und Auszug — ausdrucken, bei der Übergabe ausfüllen, beide unterschreiben, je eine Ausfertigung pro Partei. Das Ausfüll-Formular oben fragt dieselben Punkte ab und gibt sie fertig ausgefüllt als PDF oder Word aus.

Warum das Protokoll Ihr wichtigstes Beweismittel ist

Ohne Protokoll lässt sich der frühere Zustand später oft schwerer rekonstruieren. Verlangt der Vermieter Ersatz wegen einer Beschädigung, muss er grundsätzlich die anspruchsbegründenden Tatsachen darlegen und beweisen; ein detailliertes, gemeinsam unterschriebenes Einzugsprotokoll kann dabei erheblich helfen. Es ist aber weder stets allein entscheidend noch gegen Gegenbeweis immun.

Es hilft auch umgekehrt: Ein gemeinsam unterzeichnetes Auszugsprotokoll kann spätere Diskussionen über den dokumentierten Zustand reduzieren. Der Renovierungszustand bei Einzug ist für die Wirksamkeit formularmäßiger Schönheitsreparaturklauseln bedeutsam; die Bewertung hängt aber auch vom Vertragswortlaut, einem möglichen Ausgleich und dem Einzelfall ab.

So füllen Sie das Protokoll aus

Der häufigste Fehler ist nicht das fehlende Protokoll — es ist das nichtssagende. „Wohnung o. k." beweist gar nichts. Das Ausfüll-Formular oben führt in sechs Schritten durch Anlass und Parteien, Zählerstände, Schlüssel, Räume, Mängel und Unterschriften; der Vordruck folgt derselben Reihenfolge. So wird es belastbar:

1. Gehen Sie die Räume in fester Reihenfolge durch — Flur, Küche, Bad, Zimmer, Nebenräume. Das Formular gibt die Reihenfolge vor, damit nichts vergessen wird.
2. Beschreiben Sie konkret statt wertend: nicht „Boden gebraucht", sondern „Parkett: Kratzer ca. 20 cm vor Balkontür". Was nicht vermerkt ist, gilt später schnell als einwandfrei übergeben.
3. Auch „keine Mängel" ist ein Befund — schreiben Sie es explizit hin. Ein leeres Feld kann alles bedeuten.
4. Halten Sie Vereinbarungen fest: Wer behebt welchen Mangel bis wann? Ohne Frist und Zuständigkeit ist die Notiz wertlos.
5. Beide unterschreiben, jede Partei erhält eine Ausfertigung. Eine einseitige Dokumentation kann ebenfalls Beweiswert haben, ist aber leichter angreifbar.

Zählerstände: mit Zählernummer, sonst zählt es nicht

Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser, Wärmemengenzähler — bei der Übergabe ablesen und mit Zählernummer notieren. In Mehrfamilienhäusern hängen oft mehrere Zähler nebeneinander; ein Stand ohne Nummer lässt sich möglicherweise nicht eindeutig zuordnen. Ein Foto von Stand und Nummer verbessert die spätere Nachvollziehbarkeit, ohne Unstimmigkeiten rechtlich auszuschließen. Diese Stände sind die Basis für die verbrauchsabhängige Aufteilung von Wasser, Heizung und Warmwasser in der Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel: Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB),^[2] und beim Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraums verlangt § 9b HeizkostenV für Heizung und Warmwasser eine Zwischenablesung; die übrigen Heizkosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt.^[3] Die nicht gemessenen Kosten werden zeitanteilig nach der Mietzeit verteilt. Stichtag dafür ist das vertragliche Mietende beziehungsweise der Mietbeginn des Nachmieters; der Übergabetag ist nur dann maßgeblich, wenn er mit diesem Vertragswechsel zusammenfällt.

Schlüsselübergabe protokollieren

Die Schlüsselliste ist der Teil des Protokolls, der am häufigsten fehlt und am häufigsten gebraucht wird. Ein eigenes Schlüsselprotokoll brauchen Sie dafür nicht: Die Vorlage enthält die Tabelle, und sie wird bei Einzug und Auszug gleich ausgefüllt.

Anzahl und Art, Schlüssel für Schlüssel. Notieren Sie jeden übergebenen Schlüssel einzeln nach Art und Stückzahl: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage oder Stellplatz, Zimmertüren — und die Dinge, die keine Schlüssel heißen, aber genauso zählen: Chips, Transponder, Fernbedienungen für Tor oder Tiefgarage. Gehört ein Schlüssel zu einer Schließanlage, vermerken Sie das in der Bemerkungsspalte, am besten mit der Schlüsselnummer. Beim Einzug bestätigt der Mieter den Erhalt mit seiner Unterschrift; beim Auszug quittieren Sie die Rückgabe gegen genau diese Liste. Ohne dokumentierte Anzahl beim Einzug fehlt Ihnen später die Vergleichsbasis.

Rückgabe aller Schlüssel gehört zur Rückgabe der Wohnung. Der Mieter muss die Mietsache nach Vertragsende zurückgeben, und Rückgabe heißt, Ihnen den Besitz wieder einzuräumen — dazu zählen alle Schlüssel, auch selbst nachgemachte.^[2] Fragen Sie beim Auszug ausdrücklich nach Nachschlüsseln und vermerken Sie die Antwort im Protokoll („keine weiteren Schlüssel vorhanden" oder die Anzahl). Behält der Mieter einen Schlüssel zurück, erfüllt er seine Rückgabepflicht nicht vollständig; klären Sie das sofort schriftlich.

Ein fehlender Schlüssel ist aber nicht dasselbe wie eine nicht zurückerhaltene Wohnung. Für die Sechs-Monats-Frist des § 548 BGB kommt es darauf an, wann Sie die Mietsache zurückerhalten — und das ist der Tag, an dem sich die Besitzverhältnisse zu Ihren Gunsten ändern: Der Mieter hat die Wohnung geräumt und seinen Besitz vollständig und eindeutig aufgegeben, und Sie können sich als unmittelbarer Besitzer ungestört ein Bild vom Zustand machen — etwa weil Sie die leere Wohnung übernommen, das Schloss getauscht oder schon neu vermietet haben.^[3] Ein zurückbehaltener Zweitschlüssel ändert daran für sich genommen nichts: Die Verjährung Ihrer Ersatzansprüche beginnt trotzdem mit der Übernahme,^[1] nicht erst, wenn der letzte Schlüssel eintrifft. Wer die Frist ab dem letzten Schlüssel rechnet, rechnet sie zu spät und riskiert, dass Schadensersatzansprüche bereits verjährt sind. Nicht zurückerhalten haben Sie die Wohnung dagegen, wenn der Mieter Ihnen den Besitz tatsächlich vorenthält — etwa weil noch seine Sachen darin stehen und er sich mit dem Schlüssel den Zugang offenhält. Notieren Sie deshalb im Protokoll ausdrücklich den Tag der Übernahme und tragen Sie ihn als Beginn der Sechs-Monats-Frist in den Kalender ein, unabhängig von der Schlüsselfrage. Die Kautionsabrechnung bleibt deswegen nicht als Ganzes liegen: Behalten Sie nur den Betrag zurück, den der fehlende Schlüssel begründet, und zahlen Sie den unstreitigen Rest nach der Prüffrist aus.

Schlüsselverlust: Ersatz ja, Schließanlage nur bei Austausch. Fehlt ein Schlüssel, halten Sie fest, welcher und wie viele, und ob er zu einer Schließanlage gehört. Der Mieter schuldet Ersatz für den verlorenen Schlüssel, wenn er den Verlust zu vertreten hat — bei einem Schlüssel, den er schlicht nicht mehr findet, ist das die Regel. Die Kosten einer kompletten neuen Schließanlage kann er nur tragen müssen, wenn wegen konkreter Missbrauchsgefahr ein Austausch aus Sicherheitsgründen erforderlich ist — und nur, wenn Sie die Anlage tatsächlich austauschen. Eine fiktive Abrechnung der Austauschkosten hat der Bundesgerichtshof abgelehnt.^[4] Für die Kautionsabrechnung heißt das: Rechnung des Schlüsseldienstes oder der Hausverwaltung beilegen, nicht den Kostenvoranschlag. Die Schritte des Vermieters rund um den Auszug — Vorabnahme, Rundgang, Zähler, Schlüssel, Fristen — stehen in der Wohnungsabnahme-Checkliste.

Fotos: der unterschätzte Teil

Das Protokoll beschreibt; Fotos können den Zustand zusätzlich veranschaulichen. Bewährt haben sich Übersichtsaufnahmen und Details zu den protokollierten Punkten. Verlassen Sie sich nicht allein auf veränderbare Metadaten: Ordnen Sie Dateien eindeutig zu und übermitteln Sie den Fotosatz zeitnah an beide Parteien.

Damit die Bilder später nachvollziehbar diesem Protokoll zuzuordnen sind, reicht die bloße Anzahl nicht: Vermerken Sie zusätzlich die Kennzeichnung (Nummerierung oder Dateinamen — das Formular hat dafür ein eigenes Feld) und stellen Sie die Fotos zeitnah beiden Parteien zu, etwa per E-Mail. Benannter Bestand und dokumentierte Zustellung erhöhen die Nachvollziehbarkeit, garantieren aber keinen bestimmten Beweiswert.

Wenn der Mieter nicht unterschreibt

Es kommt vor: Der Mieter erscheint nicht zur Übergabe oder verweigert die Unterschrift, weil ihm ein vermerkter Mangel nicht passt. Dann gilt:

• Übergabe trotzdem durchführen und dokumentieren — mit einem Zeugen, der nicht Ihr Ehepartner sein muss, aber neutral sein sollte (Nachbar, Hausverwaltung).
• Protokoll einseitig ausfüllen, Zeuge unterschreibt mit — das Formular hat dafür ein eigenes Zeugen-Feld. Vermerken Sie ausdrücklich: „Mieter zur Übergabe nicht erschienen" bzw. „Unterschrift verweigert wegen …".
• Fotos wie oben — bei fehlender Gegenzeichnung können sie Zeugenaussage und einseitiges Protokoll ergänzen.
• Protokoll dem Mieter zusenden, etwa per E-Mail, mit angemessener Gelegenheit für Einwände. Schweigen ersetzt weder Zustimmung noch Unterschrift; die Zusendung kann aber den zeitlichen Ablauf dokumentieren.

Ein einseitiges Protokoll ist regelmäßig leichter angreifbar als ein gemeinsames. Zeugen und Fotos können es ergänzen; ihre Würdigung bleibt dem Gericht im Einzelfall vorbehalten.

Einzug und Auszug: worauf es jeweils ankommt

Beim Einzug ist der Renovierungszustand besonders wichtig: renoviert, unrenoviert oder teilrenoviert. Er kann zusammen mit Vertragswortlaut und einem möglichen Ausgleich dafür maßgeblich sein, ob formularmäßige Schönheitsreparaturklauseln wirksam sind. Ein nicht erfasster Altmangel kann später schwerer von einer während der Mietzeit entstandenen Beschädigung abzugrenzen sein. Zum Einzug gehört außerdem die Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG, die der Mieter innerhalb von zwei Wochen für seine Anmeldung braucht — am einfachsten geben Sie sie bei der Übergabe mit.

Beim Auszug zählt der Abgleich mit dem Einzugsprotokoll: Was ist neu, was ist vertragsgemäße Abnutzung? Veränderungen oder Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nach § 538 BGB (öffnet in neuem Tab) nicht zu vertreten. Ob etwa Laufspuren, Anstriche oder Bohrlöcher noch vertragsgemäßer Gebrauch sind, hängt von Umfang, Mietdauer und Umständen ab. Nach § 548 BGB verjähren Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen grundsätzlich sechs Monate nach Rückerhalt der Mietsache. Was Sie als Vermieter beim Auszug prüfen, verlangen dürfen und bis wann — von der Vorabnahme über Schönheitsreparaturen und Rückbau bis zur Kautionsabrechnung — steht in der Wohnungsabnahme-Checkliste.

Aufbewahrung

Bewahren Sie das Protokoll mindestens bis zum Ende des Mietverhältnisses plus die anschließenden Verjährungsfristen auf — praktisch heißt das: Einzugsprotokolle über die gesamte Mietdauer, Auszugsprotokolle mindestens drei Jahre. Ein Scan in einem Ordner pro Mietverhältnis, zusammen mit den Fotos, kostet nichts und ist im Streitfall Gold wert. Endet das Mietverhältnis vorzeitig durch einen Mietaufhebungsvertrag, gehört das Auszugsprotokoll zu ihm: Der Vertrag legt den Übergabetermin fest, das Protokoll belegt, was an diesem Tag zurückgegeben wurde. Der gesamte Ablauf einer Vermietung — vom Inserat bis zur Übergabe — steht in unserem Leitfaden zum privaten Vermieten.

Wird die Wohnung danach wieder frei, beginnt der Zyklus von vorn: Inserat erstellen, Anfragen sortieren, besichtigen, prüfen — und am Ende wieder sauber übergeben. Hat der Mieter gekündigt, ordnet Mieter hat gekündigt: Ablauf bis zur Neuvermietung die Schritte von der Kündigungsbestätigung über die Abnahme bis zur Kautionsabrechnung als Zeitleiste.

Primärquellen: § 548 BGB (öffnet in neuem Tab), § 538 BGB (öffnet in neuem Tab), § 556a BGB (öffnet in neuem Tab), § 9b HeizkostenV (öffnet in neuem Tab), § 546 BGB (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 05.03.2014 – VIII ZR 205/13 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 27.02.2019 – XII ZR 63/18 (öffnet in neuem Tab). Letzte fachliche Prüfung: 23. September 2026. Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage aus Vermietersicht und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.