Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel: keine Zwischenabrechnung, aber saubere Zählerstände

Kurz zusammengefasst: Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungszeitraum aus, schulden Sie ihm keine Zwischenabrechnung. Abgerechnet wird im regulären Turnus, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, und der Mieter erhält seinen zeitanteiligen Teil. Bei Heizkosten schreibt § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vor, der Rest wird nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt. Bis zur Abrechnung dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Die Kosten des Nutzerwechsels selbst tragen Sie.^[1][2]

Der Mieterwechsel bringt zwei Abrechnungen zusammen, die nichts miteinander zu tun haben: die Kaution, die zeitnah zurück soll, und die Nebenkosten, deren Belege erst Monate später vorliegen. Wer beides vermischt, zahlt entweder zu früh aus oder hält zu viel zurück. Der Beitrag ordnet die Schritte in der Reihenfolge, in der sie beim Auszug anfallen. Die Festlegung der Vorauszahlung für den nächsten Mieter behandelt Nebenkosten bei Neuvermietung.

Keine Pflicht zur Zwischenabrechnung

§ 556 Abs. 3 BGB verlangt eine jährliche Abrechnung über die Vorauszahlungen, die dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist. Nach dieser Frist sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Eine gesonderte Abrechnung zum Auszugstermin sieht das Gesetz nicht vor. Der ausgezogene Mieter bekommt seine Abrechnung also mit der regulären Jahresabrechnung – und er kann sie nicht früher verlangen, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes.

Das folgt aus der Belegbasis: Grundsteuerbescheid, Versicherungsprämie und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes liegen erst nach Jahresende vor. Eine Zwischenabrechnung im Juni wäre eine Schätzung mit dem Etikett einer Abrechnung. Wer dem Mieter entgegenkommen will, kann eine als vorläufig gekennzeichnete Übersicht erstellen und auf die verbindliche Abrechnung verweisen.

Zeitanteilig verteilen: kalte Betriebskosten

Bei der Jahresabrechnung erhält der ausgezogene Mieter den Anteil, der auf seine Mietzeit entfällt. Maßgeblich sind die Vertragsdaten, nicht der Tag der Schlüsselübergabe: Zieht der Mieter vor dem vertraglichen Mietende aus, trägt er die zeitabhängigen Kosten trotzdem bis zu diesem Datum; der Übergabetag ist nur dann der Stichtag, wenn er mit dem Vertragswechsel zusammenfällt. Die Zeit zwischen Mietende und Mietbeginn des Nachmieters geht zu Ihren Lasten. Für die kalten Betriebskosten – Grundsteuer, Versicherungen, Hausreinigung, Gartenpflege, Müllabfuhr, Allgemeinstrom – ist die Verteilung nach Tagen der übliche Weg:

Positionen mit Verbrauchszähler – Kaltwasser, Entwässerung nach Frischwasser – verteilen Sie stattdessen nach dem Zählerstand aus dem Übergabeprotokoll: Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt – eine reine Zeitanteilsrechnung wird dem nicht gerecht (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).^[3] Bei Kosten, die im Jahr stark schwanken (Winterdienst, Heizung), führt die reine Tagesrechnung zu Verzerrungen; für die Heizkosten hat der Gesetzgeber deshalb eine eigene Regel geschaffen.

Heizkosten: Zwischenablesung und Gradtagszahlen

Für Heizung und Warmwasser gilt § 9b HeizkostenV. Beim Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung der Verbrauchserfassung in den betroffenen Räumen vornehmen. Der verbrauchsabhängige Kostenanteil wird auf Grundlage dieser Ablesung aufgeteilt. Die übrigen Heizkosten – der Grundkostenanteil – werden nach den Gradtagszahlen der anerkannten Regeln der Technik oder zeitanteilig verteilt, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig.

Gradtagszahlen gewichten die Monate nach dem typischen Heizbedarf: Januar und Dezember zählen am stärksten, die Sommermonate kaum. Wer bis Ende Juni auszieht, trägt nach dieser Tabelle deutlich mehr als die Hälfte der Jahres-Grundkosten für Heizung – zu Recht, weil er die Heizperiode genutzt hat. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts technisch nicht aussagekräftig (etwa bei Verdunstungsröhrchen kurz nach dem Winter), werden nach § 9b Abs. 3 HeizkostenV sämtliche Kosten nach den Maßstäben verteilt, die Abs. 2 für die übrigen Kosten vorsieht: die gesamten Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die gesamten Warmwasserkosten zeitanteilig. Vertraglich abweichende Regelungen bleiben zulässig.

Praktisch: Beauftragen Sie den Messdienst rechtzeitig mit der Zwischenablesung oder lesen Sie funkfähige Geräte zum Übergabetag selbst ab, und lassen Sie sich die Stände im Protokoll bestätigen.

Zählerstände aus dem Übergabeprotokoll

Alles, was verbrauchsabhängig abgerechnet wird, hängt an den Zählerständen vom Übergabetag: Kaltwasser, Warmwasser, Wärmemengenzähler, gegebenenfalls Gas und Strom, falls Sie sie umlegen. Notieren Sie jeden Stand mit Zählernummer und fotografieren Sie Zähler und Anzeige. Das Wohnungsübergabeprotokoll enthält dafür eine eigene Tabelle. Beim Einzug des Nachmieters lesen Sie erneut ab, auch wenn nur Tage dazwischenliegen; dieselben Stände dürfen als Anfangswerte nur stehen, wenn Sie am Einzugstag geprüft haben, dass sie sich nicht verändert haben. Was zwischen Auszug und Einzug verbraucht wurde – Heizung im Leerstand, Wasser für die Renovierung – gehört keinem der beiden Mieter: Das Leerstandsrisiko und die darauf entfallenden Betriebskosten trägt der Vermieter.^[4]

Kaution: einen angemessenen Teil einbehalten

Die Kaution sichert auch Ansprüche, die bei Auszug noch nicht fällig sind – einschließlich einer Nachforderung aus der noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung. Der Bundesgerichtshof hat 2006 entschieden, dass der Vermieter deshalb einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf seiner Abrechnungsfrist einbehalten darf, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.^[5]

Drei Bedingungen stecken in diesem Satz:

• Nachforderung zu erwarten: Maßstab ist der jetzt absehbare Fehlbetrag – die Vorauszahlungen des laufenden Jahres gegen die bekannte Kostenentwicklung (letzte Abrechnung, Zwischenablesung, angekündigte Preis- oder Grundsteueränderungen). Guthaben in den Vorjahren sprechen dagegen, schließen den Einbehalt aber nicht aus, wenn sich für das laufende Jahr eine Nachforderung abzeichnet.
• Angemessener Teil: Orientieren Sie sich an den bisherigen Nachzahlungen dieser Wohnung und am erwarteten Fehlbetrag, nicht an der gesamten Kaution. Eine feste Quote oder einen Multiplikator hat der BGH nicht vorgegeben. Die volle Sicherheit pauschal zurückzuhalten, ist davon nicht gedeckt.
• Bis zur Abrechnung in angemessener Frist: Der Einbehalt endet mit der Abrechnung. Wer die Abrechnung verschleppt, verliert das Argument.

Den übrigen Teil der Kaution rechnen Sie nach Ablauf der Prüffrist für Mängel und Schönheitsreparaturen ab. Beide Schritte – Teilabrechnung nach der Übergabe, Restabrechnung nach den Nebenkosten – gehören in ein Schreiben an den Mieter, jeweils mit Datum und Begründung. Der Mietkaution-Rechner rechnet Zinsen und Abzüge zusammen; zur Höhe und Anlage der Kaution für den nächsten Mieter siehe Mietkaution: Höhe, drei Raten und sichere Anlage.

Nutzerwechselgebühr: nicht umlegbar

Messdienste stellen für Zwischenablesung und Aufteilung der Heizkosten eine „Nutzerwechselgebühr“ in Rechnung. Diese Kosten sind keine Betriebskosten, sondern Kosten der Verwaltung: Sie entstehen nicht laufend, sondern einmalig anlässlich des Auszugs. Der Bundesgerichtshof hat 2007 entschieden, dass der Vermieter sie ohne besondere Vereinbarung selbst trägt – weder der ausziehende Mieter noch der Nachmieter schulden sie über die Betriebskostenabrechnung.^[6]

Eine abweichende vertragliche Regelung hat der BGH nicht ausgeschlossen. Ob eine Formularklausel im Wohnraummietvertrag, die die Nutzerwechselgebühr dem Mieter auferlegt, einer Inhaltskontrolle standhält, wird in der Instanzrechtsprechung unterschiedlich beurteilt. Kalkulieren Sie den Betrag – meist ein zweistelliger Eurobetrag – als Kosten des Mieterwechsels ein, statt ihn in die Abrechnung zu schreiben und dort angegriffen zu werden.

Vorauszahlungen für den neuen Mieter anpassen

Der Mieterwechsel ist der richtige Moment, die Vorauszahlung neu zu setzen. Im laufenden Vertrag dürfen Sie sie nur nach einer Abrechnung und durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).^[7] Beim Neuabschluss vereinbaren Sie sie neu, auch hier nur in angemessener Höhe (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB) – also auf Basis der letzten Abrechnung, bereinigt um bekannte Änderungen (neue Grundsteuer, Personenzahl, Energiepreis). Eine zu niedrige Vorauszahlung liest sich im Inserat gut und produziert im Folgejahr eine Nachzahlung, die das Mietverhältnis belastet. Den Rechenweg und die Trennung von kalten Betriebskosten, Heizkosten und nicht umlagefähigen Kosten beschreibt Nebenkosten bei Neuvermietung.

Checkliste beim Auszug

• Zwischenablesung der Heizkostenverteiler beauftragt oder selbst vorgenommen
• Alle Zählerstände bei Auszug und Einzug jeweils frisch abgelesen, mit Zählernummer im Übergabeprotokoll, Fotos angehängt
• Mietzeit nach Vertragsdaten in Tagen notiert, verbrauchsunabhängige Kosten zeitanteilig vorgemerkt
• Bisherige Nachzahlungen geprüft, angemessenen Kautionsteil einbehalten und begründet
• Nutzerwechselgebühr als eigene Kosten verbucht, nicht in die Abrechnung aufgenommen
• Abrechnung mit dem regulären Turnus erstellt, Frist nach § 556 Abs. 3 BGB im Kalender
• Vorauszahlung für den Nachmieter aus der letzten Abrechnung abgeleitet, in angemessener Höhe (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB)

Quellen und Aktualität

Primärquellen: § 556 BGB (öffnet in neuem Tab), § 556a BGB (öffnet in neuem Tab), § 560 BGB (öffnet in neuem Tab), § 9b HeizkostenV (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 31. Mai 2006 – VIII ZR 159/05 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 18. Januar 2006 – VIII ZR 71/05 (öffnet in neuem Tab) und BGH, Urteil vom 14. November 2007 – VIII ZR 19/07 (öffnet in neuem Tab). Letzte Prüfung: 11. September 2026. Verteilerschlüssel, Vertragsklauseln und preisgebundener Wohnraum können abweichende Regeln auslösen. Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage aus Vermietersicht und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Weiterlesen

• Mieter hat gekündigt: Ablauf bis zur Neuvermietung
• Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage als Word und PDF
• Mietkaution: Höhe, drei Raten und sichere Anlage für Vermieter
• Nebenkosten bei Neuvermietung festlegen
• Wohnung privat vermieten: Der komplette Leitfaden