Nebenkostenabrechnung: Frist 31. Dezember 2026 für das Abrechnungsjahr 2025 — Zugang zählt, nicht Absenden

Kurz zusammengefasst: Die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen — ein Donnerstag. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden; das Risiko der Post tragen Sie. Nach der Frist ist jede Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten — eine verspätete Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft allein entschuldigt nicht. Ein Guthaben des Mieters schulden Sie auch nach der Frist. Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung.^[1]

Die Zwölfmonatsfrist ist die eine Regel der Nebenkostenabrechnung, an der sich Geld entscheidet: Wer sie verpasst, verliert die Nachforderung, nicht nur den Zinsvorteil. Dieser Beitrag behandelt nur die Frist — Berechnung, Zugang, Folgen und den Zeitplan bis zum Jahresende. Was in die Abrechnung hineingehört, welche Kosten Sie umlegen dürfen und wie Sie Heiz- und CO₂-Kosten aufteilen, steht im Beitrag Nebenkostenabrechnung für Vermieter.

Die Frist in einem Satz: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate

§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird.^[1] Der Abrechnungszeitraum umfasst grundsätzlich höchstens zwölf Monate; üblich ist das Kalenderjahr, jeder andere Zwölfmonatszeitraum ist zulässig, wenn er vereinbart ist. Die Frist hängt also nur an einem Datum: dem letzten Tag Ihres Abrechnungszeitraums.

Zwei Dinge verschieben die Frist nicht: der Zeitpunkt, zu dem Ihnen Belege vorliegen, und der Auszug des Mieters. Ein ausgezogener Mieter erhält seine Abrechnung mit dem regulären Turnus für seine Mietzeit; eine Zwischenabrechnung schulden Sie nicht, aber die Frist läuft für ihn genauso (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 4 BGB). Wie Sie die Kosten dann zeitanteilig verteilen, steht im Beitrag Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel.

Zugang zählt, nicht Absenden

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugeht. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht — das hat der Bundesgerichtshof 2009 ausdrücklich entschieden und dabei auf den Willen des Gesetzgebers verwiesen.^[2] Zwei Folgen aus demselben Urteil, die den Dezember bestimmen:

• Die Post ist Ihre Erfüllungsgehilfin. Ein Verschulden der Post an Verzögerung oder Verlust des Briefs müssen Sie sich zurechnen lassen (§ 278 BGB); dass die Verzögerung für Sie nicht vorhersehbar war, entlastet Sie nicht. Ob eine verzögerte Zustellung auf einem Verschulden der Post beruht, hängt vom Einzelfall ab — verlassen sollten Sie sich darauf nicht, denn den rechtzeitigen Zugang müssen Sie beweisen.
• Sie tragen die Beweislast für den Zugang. Für einen normalen Brief gibt es keinen Anscheinsbeweis; der Nachweis, dass Sie ihn am 21. Dezember eingeworfen haben, beweist nicht, dass er angekommen ist.

Für die Praxis heißt das: Je näher der 31. Dezember rückt, desto wichtiger wird der Weg, auf dem die Abrechnung den Mieter erreicht.

Die Einzelheiten zum Einwurf-Einschreiben und zur Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zum Auslieferungsbeleg stehen im Abschnitt Zustellung und Zahlung des Hauptbeitrags.

Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist

Ob die Frist gewahrt ist, hängt nicht davon ab, ob jede Zahl stimmt — sondern ob die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist. Nach der Linie des Bundesgerichtshofs braucht sie in Gebäuden mit mehreren Wohnungen vier Mindestangaben: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung des Umlageschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen.^[3] Fehlen Gesamtkosten, Umlageschlüssel oder Mieteranteil für eine Position, ist die Position formell unwirksam und wahrt für diesen Teil die Frist nicht; erfasst der Fehler die ganze Abrechnung, ist die Frist für alles verpasst. Falsch oder gar nicht angesetzte Vorauszahlungen sind dagegen ein materieller Fehler: Die Abrechnung bleibt formell wirksam und wahrt die Frist, die Position ist zu korrigieren (BGH, Urteil vom 15.02.2012 – VIII ZR 197/11 (öffnet in neuem Tab)).

Auch Rechenfehler, eine falsche Fläche oder eine mit umgelegte Verwaltergebühr sind materielle Fehler: Die Abrechnung ist wirksam und die Frist gewahrt, nur die Position ist zu korrigieren. Innerhalb der Zwölfmonatsfrist dürfen Sie beides jederzeit nachbessern. Welche Angaben genau verlangt werden und wie formelle und materielle Fehler auseinanderzuhalten sind, erklärt der Hauptbeitrag im Abschnitt Die vier Pflichtinhalte.

Was nach dem 31. Dezember noch geht — und was nicht

Mit Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Folgen im Einzelnen:

• Nachforderung verloren. Übersteigen die umlegbaren Kosten die Vorauszahlungen, bleibt die Differenz bei Ihnen. Das gilt auch für den Teil einer rechtzeitigen Abrechnung, der wegen formeller Fehler die Frist nicht gewahrt hat.
• Guthaben bleibt geschuldet. Der Ausschluss trifft nur Ihre Nachforderung. Ergibt eine verspätete Abrechnung ein Guthaben, müssen Sie es auszahlen; der Mieter kann die Abrechnung auch nach der Frist verlangen.
• Korrektur nur noch zugunsten des Mieters. Eine Nachbesserung, die den Mieteranteil erhöht, ist nach Fristablauf ausgeschlossen — auch dann, wenn sie nur ein bereits ausgewiesenes Guthaben verringert: Nachforderung ist jeder Betrag, der das Ergebnis einer bereits erteilten Abrechnung übersteigt (BGH, Urteil vom 12.12.2007 – VIII ZR 190/06 (öffnet in neuem Tab)).
• Kaution hilft nicht. Eine wegen der Frist ausgeschlossene Nachforderung können Sie auch nicht aus der Kaution eines ausgezogenen Mieters bedienen — die Forderung ist ausgeschlossen, nicht bloß verjährt. Selbst wegen verjährter Betriebskostennachforderungen dürfen Sie sich nicht aus der Kaution befriedigen (§ 216 Abs. 3 BGB, BGH, Versäumnisurteil vom 20.07.2016 – VIII ZR 263/14 (öffnet in neuem Tab)).
• Vorauszahlungen anpassen bleibt möglich. § 560 Abs. 4 BGB erlaubt beiden Seiten nach einer Abrechnung, die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe zu setzen — auch nach einer verspäteten Abrechnung; die Frist des § 556 Abs. 3 steht dem nicht entgegen (BGH, Urteil vom 16.06.2010 – VIII ZR 258/09 (öffnet in neuem Tab)). Die Anpassung trägt aber nur, soweit die Abrechnung auch inhaltlich richtig ist (BGH, Urteil vom 15.05.2012 – VIII ZR 245/11 (öffnet in neuem Tab)).

Die gesetzliche Ausnahme: Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 Halbsatz 2 BGB). Das kann der Fall sein, wenn ein Versorger oder die Gemeinde eine Rechnung ohne Ihr Verschulden erst nach Fristablauf stellt — der späte Bescheid allein genügt nicht, Sie müssen darlegen, was Sie unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen. Liegen die Unterlagen dann vor, müssen Sie die Nachforderung ohne unnötige Verzögerung erheben, im Regelfall innerhalb von drei Monaten (BGH, Urteil vom 30.03.2011 – VIII ZR 133/10 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 05.07.2006 – VIII ZR 220/05 (öffnet in neuem Tab)). In engen Ausnahmefällen kann dem Mieter außerdem nach Treu und Glauben die Berufung auf den Fristablauf verwehrt sein — etwa bei einem für ihn offensichtlichen Abrechnungsfehler, den Sie kurz nach Fristablauf korrigiert haben (BGH, Urteil vom 30.03.2011 – VIII ZR 133/10 (öffnet in neuem Tab)). Die verspätete Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft allein entschuldigt nach dem Bundesgerichtshof nicht — dazu der nächste Abschnitt.

Vermietete Eigentumswohnung: die WEG-Abrechnung kommt spät, die Frist wartet nicht

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt die Kostenbasis für die Abrechnung erst mit der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft — und die legt der Verwalter oft erst im Sommer oder Herbst des Folgejahres vor, manchmal später. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die Zwölfmonatsfrist grundsätzlich auch dann einhalten muss, wenn die Eigentümergemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Der Verwalter ist nicht Ihr Erfüllungsgehilfe, sein Verschulden wird Ihnen also nicht zugerechnet — entlasten können Sie sich aber nur, wenn Sie konkret darlegen, welche Bemühungen Sie unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen; die fehlende WEG-Abrechnung allein genügt dafür nicht.^[4]

Was Sie daraus für den Zeitplan mitnehmen:

• Fordern Sie die Hausgeldabrechnung früh an. Der Verwalter muss die Jahresabrechnung erstellen, damit die Versammlung über die Nachschüsse beschließen kann; fragen Sie im Frühjahr nach dem Termin und notieren Sie, wann Sie gefragt haben.
• Rechnen Sie mit dem, was vorliegt. Liegt die Hausgeldabrechnung im Dezember noch nicht vor, können Sie mit den Belegen abrechnen, die Sie haben — Grundsteuerbescheid, eigene Versicherungen, Wartungsverträge, die vom Verwalter mitgeteilten Einzelpositionen — und die Hausgeldabrechnung des Vorjahres als Struktur nehmen. Eine so erstellte Abrechnung wahrt die Frist für die enthaltenen Positionen; Positionen, die fehlen, sind nach der Frist grundsätzlich verloren — es sei denn, Sie können darlegen, dass Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.
• Reichen Sie die Hausgeldabrechnung nie ungefiltert weiter. Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Bankgebühren und Instandhaltung sind keine Betriebskosten; welche Zeilen umlagefähig sind, steht im Abschnitt Was Sie umlegen dürfen des Hauptbeitrags.
• Heizkosten gesondert. Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes folgt einem eigenen Zeitplan; ihre Frist ist dieselbe.

Die Frist des Mieters: zwölf Monate für Einwendungen

Auch der Mieter hat eine Zwölfmonatsfrist. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er Ihnen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen; danach ist er damit ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).^[1] Diese Frist läuft nur für Positionen, die formell ordnungsgemäß abgerechnet sind — ein weiterer Grund, die vier Pflichtinhalte einzuhalten. Zur Prüfung darf der Mieter Belegeinsicht verlangen; seit 2025 dürfen Sie die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB). Verweigern Sie die Einsicht, kann er die Nachzahlung in der Regel zurückhalten (§ 273 BGB; BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05 (öffnet in neuem Tab)).

Zeitplan bis zum 31. Dezember 2026

Die Frist ist ein Datum; der Weg dahin lässt sich planen. Der folgende Plan geht vom Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum aus.

Wenn Sie an die Frist für das Abrechnungsjahr 2026 erinnert werden möchten: Wir schicken Ihnen Anfang Oktober und Anfang Dezember 2027 je eine E-Mail mit dem Datum und den drei Schritten bis dahin — Erinnerung per E-Mail bestellen. Bestätigungslink, jederzeit abbestellbar, sonst nichts.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?

Bis zum 31. Dezember 2026, wenn Ihr Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025 ist. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Abrechnung oder des Absendens (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bei einem anderen Abrechnungszeitraum endet die Frist zwölf Monate nach dessen letztem Tag.

Reicht es, die Abrechnung am 31. Dezember abzuschicken?

Nein. Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugeht; die rechtzeitige Absendung genügt nach dem Bundesgerichtshof nicht. Ein Verschulden der Post wird Ihnen zugerechnet, und den Zugang müssen Sie beweisen. In den letzten Tagen des Jahres bleibt deshalb nur die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder der Einwurf mit Zeugen.

Was passiert, wenn die Frist verpasst ist?

Sie können keine Nachforderung mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen, und die Kaution eines ausgezogenen Mieters dürfen Sie für die ausgeschlossene Nachforderung nicht verwenden. Eine Ausnahme gilt vor allem, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, etwa weil ein Versorger seine Rechnung ohne Ihr Verschulden erst nach Fristablauf gestellt hat; dann müssen Sie die Nachforderung zügig erheben, im Regelfall innerhalb von drei Monaten.

Gilt die Frist auch, wenn die Hausgeldabrechnung der WEG noch nicht vorliegt?

Grundsätzlich ja. Nach dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15) muss der Vermieter einer Eigentumswohnung die Zwölfmonatsfrist auch dann einhalten, wenn die Eigentümergemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Die fehlende WEG-Abrechnung allein entschuldigt die Verspätung nicht; entlasten können Sie sich nur, wenn Sie konkret darlegen, was Sie unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen. Rechnen Sie im Zweifel mit den vorliegenden Belegen ab.

Muss ich ein Guthaben auch nach der Frist auszahlen?

Ja. Der Ausschluss des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB trifft nur die Nachforderung des Vermieters. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, schulden Sie es auch dann, wenn Sie die Abrechnung erst nach der Frist erstellen; der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen.

Gilt die Frist auch für einen ausgezogenen Mieter?

Ja, unverändert. Der frühere Mieter erhält für seine Mietzeit eine Abrechnung mit dem regulären Turnus, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums; eine Zwischenabrechnung zum Auszug schulden Sie nicht. Bis zur Abrechnung dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist.

Quellen und Aktualität

Primärquellen: § 556 BGB (öffnet in neuem Tab), § 560 BGB (öffnet in neuem Tab), § 278 BGB (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08 (Pressemitteilung Nr. 16/2009) (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 12.12.2007 – VIII ZR 190/06 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 16.06.2010 – VIII ZR 258/09 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 15.05.2012 – VIII ZR 245/11 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 05.07.2006 – VIII ZR 220/05 (öffnet in neuem Tab), BGH, Versäumnisurteil vom 20.07.2016 – VIII ZR 263/14 (öffnet in neuem Tab), § 216 BGB (öffnet in neuem Tab), § 130 BGB (öffnet in neuem Tab), § 273 BGB (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 15.02.2012 – VIII ZR 197/11 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05 (öffnet in neuem Tab). Letzte Prüfung: 20. September 2026. Der Countdown auf dieser Seite zählt Kalendertage bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres und wird jährlich zusammen mit dem Text aktualisiert; ein abweichender Abrechnungszeitraum verschiebt Ihre Frist entsprechend. Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage aus Vermietersicht und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

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